Hướng dẫn cách sử dụng conditional formatting để định dạng có điều kiện

Trong Excel chúng ta có thể thấy được công dụng của các hàm, của các câu lệnh, cú pháp khiến chúng ta có thể xử lý công việc một các nhanh chóng và dễ dàng. Trong số đó, việc sử dụng Conditional formatting để định dạng theo điều kiện là một công cụ cực kỳ hữu ích cho dân kế toán, việc sử dụng conditional formatting có thể để tự động làm nổi bật những ô chứa 1 giá trị nào đó, dữ liệu bị trùng lắp hay chứa 1 ký tự nào đó…Việc làm này trông có vẻ khá đơn giản nhưng không phải ai trong số chúng ta cũng thành thạo. Trong bài viết sau đây, mình sẽ chia sẻ cách sử dụng conditional formatting trong Excel một cách đầy đủ và chi tiết nhất

1. Cách sử dụng conditional formatting để định dạng theo điều kiện có sẵn

Conditional formatting trong Excel là định dạng có điều kiện cho phép chúng ta áp dụng định dạng đặc biệt cho các ô trong bảng tính đáp ứng các tiêu chí nhất định.

Để bắt đầu sử dụng conditional formatting để định dạng theo điều kiện có sẵn, đầu tiên chúng ta vào thẻ Home trên thanh Ribbon sau đó nhấn Conditional Formatting trong mục Styles và chọn kiểu điều kiện chúng ta  muốn được liệt kê như sau:

Highlight Cells Rules có nghĩa là quy tắc đánh dấu nổi bật ô tính theo giá trị, khi đó Excel sẽ làm nổi bật ô tính thỏa mãn điều kiện chúng ta chọn dựa trên giá trị từng ô, cụ thể như sau:

• Greater Than có nghĩa là lớn hơn một giá trị xác định.
•  
• Less Than có nghĩa là nhỏ hơn giá trị cho trước.
•  
• Between có nghĩa là nằm trong khoảng giá trị định sẵn.
•  
• Equal To có nghĩa là bằng đúng giá trị xác định.
•  
• Text That Contains có nghĩa là nội dung ô tính có chứa phần chữ cho trước.
•  
• A Date Occurring có nghĩa là giá trị ô tính chứa một ngày tháng định sẵn.
•  
• Duplicate Values có nghĩa là xác định những giá trị trùng lặp.

Hình ảnh minh họa về cách sử dụng conditional formatting định dạng theo điều kiện có sẵn

 Top / Bottom Rules là quy tắc xác định ô tính theo xếp hạng, khi đó Excel sẽ xác định những giá trị theo thứ hạng dựa trên vùng ô tính chọn xét điều kiện và định dạng riêng các ô tính chứa các giá trị này.

• Top 10 Items có nghĩa là 10 giá trị lớn nhất.
•  
• Top 10% có nghĩa là 10% số lượng ô tính có giá trị lớn nhất.
•  
• Bottom 10 Items có nghĩa là 10 giá trị nhỏ nhất.
•  
• Bottom 10% có nghĩa là 10% số lượng ô tính có giá trị lớn bé nhất.
•  
• Above Average có nghĩa là những giá trị lớn hơn giá trị trung bình của toàn vùng chọn.
•  
• Below Average có nghĩa là các giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của toàn vùng chọn.

Lưu ý rằng chúng ta có thể tùy chỉnh số lượng giá trị hoặc số phần trăm bất kỳ khác 10 với 4 kiểu định dạng đầu tiên.

Data Bars  có nghĩa là hiển thị mức độ lớn nhỏ của giá trị. ác giá trị của cách định dạng này sẽ được đo lường rõ ràng ngay trong từng ô tính của vùng chọn định dạng điều kiện.

 Color Scales có nghĩa là phân biệt độ lớn nhỏ của các giá trị bằng màu sắc và các giá trị thể hiện mức độ màu khác nhau dựa trên độ lớn nhỏ của từng giá trị trong vùng.

Icon Sets có nghĩa là thêm biểu tượng vào ô tính dựa trên giá trị, tương tự như Data Bars và Color Scales, giá trị ô tính được phân nhóm theo biểu tượng.

2. Cách sử dụng conditional formatting để định dạng theo điều kiện riêng

Ngoài các thao tác định dạng sẵn có, chúng ta còn có thể tự tạo quy tắc riêng cho định dạng điều kiện của mình. Chúng ta chỉ cần thực hiện tương tự như định dạng kiểu có sẵn rồi sau đó chọn More Rules ở từng kiểu hoặc New Rule (bên dưới Icon Sets) để tùy chỉnh riêng.

Hình ảnh minh họa về cách sử dụng conditional formatting định dạng theo điều kiện riêng

3. Cách xóa và quản lý conditional formatting trong Excel

Để có thể xóa conditional formatting trong Excel, chúng ta có thể  xóa chọn Clear Rules để xóa theo vùng đang chọn (Selected Cells), theo toàn bộ bảng tính (Entire Sheet), theo bảng này (This Table) hay theo bảng phân tích dữ liệu (This PivotTable).

Trong trường hợp nếu chúng ta cần quản lý các định dạng có điều kiện thì chúng ta hãy chọn Manage Rules để thay đổi, xóa và cập nhật các định dạng điều kiện mới.

Hình ảnh minh họa về cách xóa và quản lý conditional formatting trong Excel

Trong hình ví dụ minh họa trên, chúng ta có thể thấy việc định dạng Duplicate Values giúp xác định lỗi đánh máy ở một trong hai mã hàng BC35.Hơn nữa, chúng ta có thể chọn quy tắc Duplicate Values và nhấn Delete Rule sau khi chỉnh xong lỗi này và khi đó, giá tiền cũng thế hiện được mức độ cao thấp nhờ Data Bar.

Qua bài viết trên chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ về cách sử dụng Conditional Formatting để định dạng có điều kiện trong Excel khi chúng ta cần phải làm việc với một lượng dữ liệu lớn và cần kiểm tra lại hoặc nhấn mạnh các giá trị quan trọng trong bảng tính. Việc sử dụng Conditional Formatting sẽ giúp các bạn kiểm tra được những sai sót, đồng nhất format và tiết kiệm được khá nhiều thời gian làm việc. Mình hy vọng rằng bài viết mình chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho các bạn trong khi xử lý công việc của mình.