Hướng dẫn cách sử dụng advanced filter trong Excel có ví dụ minh họa cụ thể

Trong quá trình làm việc với các bảng dữ liệu trong Excel thì đôi khi trong một số trường hợp, chúng ta cần phải lọc dữ liệu, việc lọc dữ liệu trong các bảng dữ liệu là việc làm rất quan trọng, cần thiết và được sử dụng phổ biến. Đối với việc lọc dữ liệu với nhiều điều kiện trong Excel thì chúng ta có thể sử dụng chức năng hoặc Advanced Filter. Để lọc bằng chức năng Auto Filter thì khá đơn giản, tuy nhiên đối với những bài toán mà có nhiều điều kiện phức tạp thì chúng ta biết cách sử dụng advanced filter để lọc dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Trong bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ về cách sử dụng advanced filter để có thể lọc dữ liệu trong Excel

1. Cách sử dụng advanced filter trong Excel

Để có thể sử dụng chức năng advanced filter trong Excel, chúng ta cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chúng ta cần chuẩn bị dữ liệu để lọc. Để đảm bảo kết quả lọc chính xác nhất, chúng ta cần chú ý rằng tiêu đề các cột dữ liệu trong bảng dữ liệu là duy nhất, không có 2 hay nhiều cột dữ liệu có tiêu đề giống nhau hoặc không có dòng trống trong bảng dữ liệu cần lọc

Bước 2: Tiếp theo chúng ta thiết lập vùng điều kiện lọc cần lưu ý như sau: Tiêu đề của vùng điều kiện lọc và tiêu đề của bảng dữ liệu cần phải đồng nhất., 2 điều kiện được đặt trên cùng một dòng tương ứng với điều kiện VÀ – có nghĩa là những dòng thỏa mãn cả 2 điều kiện cùng lúc sẽ có mặt trong kết quả, 2 điều kiện được đặt trên 2 dòng khác nhau tương ứng với điều kiện HOẶC – nghĩa là những dòng thỏa mãn 1 trong 2 điều kiện sẽ có mặt trong kết quả. Ngoài ra, chúng ta cần đảm bảo tiêu đề của vùng điều kiện và tiêu đề của cột tương ứng trong vùng dữ liệu đồng nhất, giống nhau hoàn toàn.

Bước 3: Sau khi đã chuẩn bị xong vùng điều kiện, chúng ta có thể áp dụng và thiết lập Advanced Filter như sau:

Đầu tiên, chúng ta chọn 1 ô bất kỳ trong vùng dữ liệu, tiếp đó chúng ta chọn thẻ Data chọn nhóm lệnh Sort & Filter sau đó bấm Advanced Filter, khi đó hộp thoại sẽ xuất hiện trong đó:

Action có nghĩa là lựa chọn lọc “tại chỗ” – Filter the list, in-place hay lọc dữ liệu rồi copy ra nơi khác trên bảng tính – Copy to another location. Nếu chúng ta chọn lọc “tại chỗ” – Filter the list, in-place thì sau khi lọc, các dòng không thỏa mãn điều kiện lọc sẽ được ẩn đi.
List range có nghĩa là vùng dữ liệu chúng ta sẽ lọc, bao gồm cả tiêu đề. Trước khi chúng ta mở cửa sổ thiết lập Advanced Filter, nếu chúng ta đang để chuột trong vùng dữ liệu, thì Excel sẽ tự động thiết lập List Range một cách tự động. Trong trường hợp Excel làm điều này không chính xác, chúng ta hãy lựa chọn lại vùng dữ liệu bằng cách bấm nút chọn lại dữ liệu ở bên tay phải ô List Range sau đó chọn lại vùng dữ liệu bằng chuột.
Criteria range có nghĩa là vùng điều kiện chúng ta vừa thiết lập như đoạn phía trên đã viết.
Copy to có nghĩa là nếu trong phần Action chúng ta chọn Copy to another location thì lựa chọn này sẽ được kích hoạt và chúng ta có thể chọn vùng chúng ta muốn copy kết quả lọc tới. Nếu trong phần Action chúng ta chọn Filter the list, in-place thì lựa chọn này sẽ bị mờ đi, không được kích hoạt.
Unique records only có nghĩa là nếu chọn hộp kiểm này, Advanced Filter sẽ lọc ra những kết quả duy nhất

2. Ví dụ minh họa về advanced filter trong excel

Ví dụ: Cho bảng số liệu dưới đây, hãy áp dụng chức năng advanced filter để lọc ra người có giới tính là nam và có năm sinh 1992

advanced filter