Hướng dẫn cách lập bảng chấm công trong Excel có ví dụ minh họa

Chắc hẳn bảng chấm công trong Excel là một phần không thể thiếu đối với hoạt động của các công ty.  Nếu như bảng chấm công không được làm hoàn chỉnh đầy đủ và cẩn thận thì sẽ khiến cho công việc quản lý nhân sự xảy ra những thiếu sót , sơ suất xảy ra không đáng có. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết được cách lập bảng chấm công một cách hoàn chỉnh nhất. Vậy cách lập bảng chấm công trong Excel như thế nào? Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết và cụ thể cách lập bảng chấm công trong Excel. 

1. Cách lập bảng chấm công trong Excel thông thường

1.1. Mô hình bảng chấm công trong Excel

• Thông thường, bảng chấm công trong file Excel bao gồm 13 sheet, mỗi sheet sẽ tương ứng với 1 tháng bao gồm tất cả 12 tháng và sheet còn lại sẽ là danh sách của nhân viên trong bộ phận công ty.
•  
• Bảng chấm công cần ghi rõ và đầy đủ thứ, ngày ở trong tháng, đối với hai ngày nghỉ là thứ bảy và chủ nhật sẽ được sử dụng sang màu sắc không trùng với các ngày khác.Tên nhân viên được điền ở trong bảng chấm công sẽ được lấy ra từ danh sách nhân viên của công ty đó.
•  
• Mỗi ngày đều sẽ tự tính công cho nhân viên và cuối tháng sẽ tính tổng số công của mỗi nhân viên trong tháng đó, ký hiệu chấm công của mỗi người sẽ khác nhau và  đồng nhất trong 12 tháng chấm công.
•  
• Ngoài ra, chúng ta có thể thực hiện liên kết giữa các tháng với nhau để dễ dàng thao tác hơn.

1.2. Cách lập bảng chấm công thông thường trong Excel

Đầu tiên chúng ta cần vẽ đầy đủ mô hình của 13 sheet trong trang tính Excel. Tuy nhiên lúc đầu chúng ta chỉ cần thực hiện với mô hình 2 sheet dưới đây:

• Sheet 1 là danh sách nhân viên trong công ty

•  

• Sheet 2 là Sheet chấm công cho tháng đầu tiên. Tiếp đó, chúng ta chỉ cần copy bảng chấm công cho sheet này cho các tháng sau và đổi tên tháng là xong.

•  

• Sheet nhân viên: Trong sheet này, nội dung chủ yếu mà chúng ta cần làm là họ tên và mã nhân viên của từng người, mỗi người sẽ có một mã nhân viên tương ứng để tránh trường hợp có thể bị trùng tên gây nhầm lẫn. Ngoài ra, trong sheet danh sách nhân viên chúng ta cũng phải điền những thông tin cá nhân của nhân viên chẳng hạn như ngày sinh, số CMND, quê quán, ngày bắt đầu làm việc, …

Hãy lưu ý rằng chúng ta nên chừa ra khoảng từ 2 đến 3 dòng ở trên cùng của sheet để tạo liên kết giữa các sheet với nhau, ở phía bên trái của bảng nhân viên nên để một cột trống dự phòng cho trường hợp nếu cần bổ sung thêm nội dung gì đó.

2. Các bước chi tiết để tạo bảng chấm công trong Excel

Để có thể lập bảng chấm công trong Excel, chúng ta cần thực hiện các thao tác như sau:

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần lập khung cho bảng chấm công trong đó bao gồm các nội dung: Tiêu đề (tháng, bộ phận, tổng tổng ngày công trong tháng, …). Ở các cột sẽ ghi những nội dung ví dụ như: mã số nhân viên, họ tên, các ngày trong tháng (số lượng ngày trong một tháng),...

Bước 2: Tiếp đó, tạo ngày tháng ở trong bảng chấm công: Chúng ta cần phải xác định được năm sử dụng bảng chấm công này. Tiếp đến, chúng ta xác định tháng sử dụng để chấm công bằng cách sử dụng hàm Date để xác định giá trị ngày tháng.

Bước 3: Tiếp theo, đặt ký hiệu chấm công cho từng nhân viên. Chúng ta có thể tiến hành lựa chọn một số ký hiệu chấm công tương ứng với mỗi người:

• Ngày công tính trên thực tế là đi làm đầy đủ với số ngày công

•  

• Nửa ngày công là tính làm nửa ngày hoặc nửa ca

•  

• Ngày nghỉ được hưởng nguyên lương là đi họp, ngày phép, công tác, …

•  

• Ngày nghỉ không tính lương

3. Một số lưu ý khi lập bảng chấm công trong Excel

Trước khi chúng ta bắt đầu lập bảng chấm công trong Excel thì điều đầu tiên chúng ta nên làm là tưởng tượng về bảng chấm công của mình bao gồm những yếu tố nào chẳng hạn như những thành phần trong một bảng chấm công cần có bao gồm: số lượng các sheet,, cách thức hoạt động của bảng chấm công, nội dung của bảng chấm công,...Khi đó thì chúng ta sẽ dễ dàng thực hiện lập bảng chấm công hơn.

Ngoài ra, để việc chấm công trở nên đơn giản và chính xác hơn thì chúng ta nên sử dụng các hàm công thức trong Excel chẳng hạn như để tính công thực tế cho nhân viên, chúng ta có thể sử dụng hàm đếm để đếm tổng số ngày công theo điều kiện. Tổng số ngày tính công sẽ được tính dựa trên yêu cầu tính công của từng đơn vị, chẳng hạn có thể được tính như sau: Tổng số ngày công = Ngày công trên thực tế + Nửa ngày chấm công x 0.5 + Ốm đau, thai sản.

Sau khi đã đặt xong công thức cho một nhân viên thì chúng ta có thể tiến hành copy công thức này cho những nhân viên còn lại.

Trên đây là những chia sẻ của mình về các cách lập bảng chấm công trong Excel, mình hy vọng rằng các bạn sẽ có thể thực hiện thành công để công việc đạt hiệu quả cao nhất nhé. Chúc các bạn thành công!