Hướng dẫn cách ngắt trang trong Word có hình ảnh minh họa cụ thể

Trong quá trình soạn thảo văn bản trên phần mềm Word, đôi khi chúng ta sẽ gặp phải trường hợp soạn thảo văn bản đến khi đầy chữ một trang mới chuyển sang trang khác. Vậy làm sao để chúng ta có thể sử dụng tính năng ngắt trang trong Word. Trong bài viết sau đây mình sẽ hướng dẫn chi tiết và cụ thể về cách ngắt trang trong Word.

1. Lợi ích của việc ngắt trang trong Word

 

Khi chúng ta thực hiện ngắt trang một cách chủ động thì cho dù chúng ta có nhập thêm nội dung vào trang trước đó thì nội dung ở trang sau sẽ không bị dịch chuyển xuống dòng nữa và điều này hoàn toàn khác biệt so với việc chúng ta ngắt trang bằng phím Enter.

 

Trong trường hợp, chúng ta ngắt trang trong Word bằng phím Enter là cách ngắt trang bị động, về bản chất là chúng ta tạo ra các dòng trống lấp đầy phần còn lại của trang giấy, khi đó các nội dung phía dưới sẽ được đẩy xuống trang sau và trang sau sẽ phụ thuộc vào các dòng trống của trang trước, các nội dung này sẽ phụ thuộc nhau.

 

Mặt khác, khi chúng ta ngắt trang một cách chủ động bằng tổ hợp phím Ctrl + Enter thì về bản chất là phân trang theo dòng đầu tiên của trang, lúc này nội dung ở trang sau không có sự liên quan tới trang trước và các trang trong văn bản độc lập với nhau.

2. Cách ngắt trang tự động trong Word

2.1. Cách ngắt trang tự động trong Word bằng phím tắt 

 

Ngắt trang trong Word bằng phím tắt là một cách có thể tiết kiệm được khá nhiều thời gian và được sử dụng phổ biến nhất, chúng ta lần lượt thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1: Đầu tiên, chúng ta soạn thảo văn bản bình thường đến khi xuống một dòng trống.
•  
• Bước 2: Tiếp theo, chúng ta tiến hành nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter để ngắt trang trong Word.

 

2.2. Cách ngắt trang trong Word bằng chuột 

 

Ngoài cách ngắt trang trong Word bằng phím tắt, chúng ta cũng có thể ngắt trang trong Word bằng chuột, chúng ta thực hiện theo các bước sau đây:

 

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta đưa con trỏ chuột đến vị trí muốn ngắt trang, tiếp đó chúng ta nhấn chuột phải rồi chọn Paragraph.

 

 

 

 

Bước 2: Khi đó một hộp thoại sẽ xuất hiện, sau đó chúng ta chọn tab Line and Page Breaks.

 

 

 

 

Bước 3: Tiếp theo, chúng ta tích chọn vào ô Page break before rồi nhấn OK để ngắt trang trong Word.

 

 

 

 

2.3. Cách ngắt trang trong Word bằng lệnh Page Break

 

Cách ngắt trang trong Word bằng lệnh Page Break này thì hơi phức tạp hơn hai cách ngắt trang trên, bởi lẽ chúng ta phải thao tác trên thanh công cụ với nhiều bước khác nhau lần lượt như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta soạn thảo văn bản bình thường đến khi xuống một dòng trống.

 

Bước 2: Tiếp theo, chúng ta chọn thẻ Insert và ở phần Pages, chúng ta nhấn chọn Page Break để ngắt trang trong Word.

 

 

 

3. Cách bỏ ngắt trang trong Word

Trong trường hợp nếu chúng ta muốn bỏ ngắt trang trong Word, chúng ta cũng có thể thực hiện thao tác theo một trong ba cách như sau:

 

Cách 1: Cách loại bỏ ngắt trang trong Word bằng cách thủ công

 

Bước 1: Đầu tiên, trên thanh công cụ chúng ta chọn Home rồi sau đó chọn biểu tượng Show/Hide trong phần Paragraph. 

 

 

                                            

 

Bước 2:  Lúc này trong trang Word xuất hiện các dấu ngắt trang (nếu có) trong các văn bản thì chúng ta chỉ cần chọn vào dấu ngắt trang mà chúng ta muốn bỏ ngắt trang rồi nhấn chọn Delete.

 

Cách 2: Cách loại bỏ tất cả ngắt trang trong Word

 

Đối với trường hợp nếu chúng ta muốn bỏ tất cả ngắt trang trong Word một cách nhanh chóng nhất thì chúng ta có thể thao tác các bước lần lượt như sau:

 

• Bước 1: Đầu tiên, trên thanh công cụ, chúng ta nhấn chọn Home rồi chọn Replace hoặc chúng ta nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace.
•  
• Bước 2: Trên hộp thoại Find and Replace, chúng ta đặt con trỏ chuột vào ô Find what, tiếp đó chọn More.
•  
• Bước 3: Tiếp theo, chúng ta chọn Special rồi nhấn chọn Manual Page Break như hình minh họa dưới đây.

 

 

 

 

Khi trong  Find what sẽ xuất hiện “^m” thì chúng ta chọn Replace All để thay thế tất cả, sau đó chúng ta đóng hộp thoại Find and Replace, như vậy là chúng ta đã loại bỏ được các ngắt trang trong Word.

4. Cách điều chỉnh dấu ngắt trang tự động trong Word

Để có thể ngăn dấu ngắt trang tự động xuất hiện tại vị trí mà chúng ta không mong muốn, chúng ta có thể làm theo các bước sau:

 

Bước 1: Đầu tiên chúng ta chọn đoạn văn bản muốn ngắt trang.

 

Bước 2: Tiếp theo, chúng ta chọn thẻ Layout, trong phần Paragraph nhấn chọn biểu tượng Paragraph Settings để mở hộp thoại Paragraph.

 

Bước 3: Trong Paragraph chúng ta tiến hành chọn thẻ Line and Page Breaks và đánh dấu tích chọn trước tùy chỉnh mà chúng ta muốn cụ thể là:

• Widow/Orphan control có nghĩa là đặt ít nhất hai dòng của đoạn văn vào đầu hoặc cuối trang.

•  

• Keep with next có nghĩa là ngăn dấu ngắt giữa các đoạn văn mà bạn muốn giữ gần nhau.

•  

• Keep lines together có nghĩa là ngăn dấu ngắt trang  ở giữa đoạn văn bản.

 

 

                    

 

Bước 5: Sau đó, chúng ta nhấn OK để hoàn thành.

 

Trên đây là những chia sẻ của mình về cách ngắt trang trong Word và mình hy vọng bài viết này sẽ có thể giúp ích cho bạn trong công việc.