Hướng dẫn cách so sánh 2 file word có hình ảnh minh họa cụ thể

Trong quá trình làm việc có lẽ một số trường hợp chúng ta đã từng muốn so sánh hai file Word với nhau để dựa vào những lỗi khác nhau chúng ta có thể tự sửa chữa lại cho chính xác hơn. Bởi lẽ việc này sẽ giúp chúng ta biết được những điểm giống và khác nhau giữa hai file Word với nhau. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách so sánh 2 file Word. Chính vì vậy trong bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn các cách so sánh 2 file Word một cách chi tiết và cụ thể nhất nhé.

1. So sánh 2 file word bằng công cụ Compare

Chúng ta có thể sử dụng công cụ Compare để so sánh 2 file Word với các thao tác như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần mở Word, tiếp đó nhấn vào Review và nhấn vào biểu tượng Compare rồi chọn tiếp Compare như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

 

Bước 2: Lúc này hộp thoại Compare Documents được mở ra. Trong mục Original Document, chúng ta chọn file văn bản gốc và trong mục Revised Document, chúng ta chọn file văn bản so sánh rồi sau đó nhấn OK.

 

 

 

 

Khi đó, chúng ta sẽ thấy hiện ra như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

 

• Phần 1 là phần hiển thị thông tin chỉnh sửa, thao tác chỉnh sửa và người chỉnh sửa.
•  
• Phần 2 là phần hiển thị chung văn bản gốc và văn bản đã chỉnh sửa.
•  
• Phần 3 là phần hiển thị văn bản gốc.
•  
• Phần 4 là phần hiển thị văn bản đã chỉnh sửa.

 

Ngoài ra chúng ta có thể thay đổi một số tùy chọn khi so sánh văn bản như sau:

 

Chúng ta nhấn vào biểu tượng mở rộng mục Tracking, nhấn chọn Advanced Options rồi nhấn Ok.

 

 

 

 

Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại có các lựa chọn như đường kẻ thông báo đã chỉnh sửa, màu sắc hiển thị như hình minh họa dưới đây rồi nhấn OK để hoàn tất.

 

 

 

 

Chúng ta cũng có thể điều chỉnh cách Word hiển thị những thay đổi trong tài liệu chẳng hạn như chúng ta muốn chúng được hiển thị dưới dạng Balloons thì chúng ta vào Review nhấn Show Markup, trỏ đến Balloons rồi sau đó là Show Revisions in Balloons

 

 

 

 

Khi đó file Word sẽ hiển thị như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

2. So sánh 2 file word bằng phần mềm Diffchecker

Diffchecker là một trong những công cụ hỗ trợ so sánh trực tuyến hiệu quả không chỉ ở phần văn bản mà cả hình ảnh cũng như các tập tin PDF với cách sử dụng như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên chúng ta cần truy cập công cụ theo đường link sau: https://www.diffchecker.com/

 

 Bước 2: Tiếp đó chúng ta sao chép và dán nội dung gốc vào Original Text và nội dung thay đổi vào Change Text rồi sau đó chọn Find Different để tìm ra sự khác biệt như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

 

Bước 3: Khi đó phần mềm sẽ thực hiện so sánh nội dung như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

 

Trong đó:

• Editor cho phép chúng ta chỉnh sửa nội dung văn bản ban đầu khi chúng ta dán vào Original Text và Change Text.
•  
• Compare & merge là so sánh và hợp nhất, có nghĩa là khi chúng ta nhấn vào đó, phần mềm sẽ tự động hợp nhất 2 văn bản dưới thao tác của chúng ta .
•  
• Previous và Next có nghĩa là hai phím tắt cho phép chúng ta di chuyển lên xuống để chọn văn bản không trùng khớp và hợp nhất.

 

 

 

 

Clear có nghĩa là sẽ xóa sạch hết các dữ liệu, văn bản chúng ta dán ở thao tác trước.

 

 Export as PDF có nghĩa là lưu file dưới dạng PDF và chỉ sử dụng được trên máy tính.

 

Share có nghĩa là chia sẻ đường link. Trong trường hợp nếu chúng ta có tài khoản Diffchecker thì sẽ có thể lưu bản nháp hoặc điều chỉnh những lỗi sai so với bản gốc.

3. So sánh 2 file word bằng phần mềm CopyLeaks

Ngoài cách so sánh 2 file Word bằng 2 công cụ trên thì chúng ta cũng có thể thực hiện so sánh bằng phần mềm CopyLeaks, đây là một trong những phần mềm dễ sử dụng và giúp chúng ta tiết kiệm thời gian hơn so với phương pháp thủ công, hơn nữa phần mềm này hỗ trợ nhiều dạng tài liệu chẳng hạn như file pdf, html, doc, ppt,…chúng ta sẽ thực hiện theo bước lần lượt như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần truy cập vào CopyLeaks theo đường link sau: https://www.copyleaks.com/ 

 

Bước 2: Tiếp đó chúng ta nhấn Start now và thực hiện đăng nhập nếu đã có tài khoản hoặc có thể đăng ký nếu chưa có tài khoản.

 

Bước 3: Tiếp theo chúng ta nhấn vào COMPARE FILES và Chọn GO.

 

Bước 4: Sau đó chúng ta chọn phương thức để tải nội dung cần so sánh. Trong trường hợp nếu như muốn sao chép nội dung trực tiếp thì chúng ta sẽ nhấn chọn Text, còn trong trường hợp nếu muốn tải file để so sánh thì nhấn chọn file. Sau đó sẽ nhấn Compare để tiến hành so sánh nội dung.

 

 

 

Bước 5: Sau thời gian so sánh màn hình sẽ hiển thị kết quả như hình minh họa dưới đây với các nội dung khác biệt thì sẽ có tô màu để phân biệt.

 

 

 

 

Qua bài viết trên đây chắc hẳn các bạn đã có thể nắm rõ được các cách so sánh 2 file Word để giúp tiết kiệm thời gian làm việc. Mình hy vọng rằng những chia sẻ trên của mình đã mang lại những điều hữu ích cho các bạn và hãy thử áp dụng để công việc của các bạn hoàn thành nhanh chóng hơn nhé.