Hướng dẫn cách tìm kiếm trong Excel có hình ảnh minh họa cụ thể

Trong quá trình làm việc với excel, đôi khi chúng ta cần phải xử lý những bảng dữ liệu dài đến hàng trăm trang Excel và nếu chúng ta muốn tìm kiếm một hay nhiều mục dữ liệu trong Excel thì sẽ rất khó khăn và sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức cho việc làm này. Vậy có những cách nào có thể tìm kiếm dữ liệu trong Excel đơn giản và nhanh chóng? Trong bài viết dưới đây, mình sẽ chia sẻ với các bạn về các cách tìm kiếm dữ liệu trong Excel một cách chi tiết và cụ thể nhất.

1. Cách tìm kiếm trong Excel bằng công cụ Find & Replace

1.1. Cách tìm kiếm giá trị trong một vùng dữ liệu, bảng tính hoặc tập tin làm việc, chúng ta có thể thực hiện theo các bước như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta chọn vùng dữ liệu cần tìm kiếm, để tìm kiếm trên toàn bộ tập tin, chúng ta nhấn chuột vào bất kỳ ô.

 

Bước 2: Sau đó, chúng ta mở hộp thoại Find and Replace trong Excel bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + F. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể nhấn chuột vào tab Home Editing , tiếp theo nhấn chọn Find & Select  rồi chọn Find

 

 

 

Bước 3: Khi đó trong ô Find what, chúng ta gõ vào ký tự mà chúng ta đang muốn tìm kiếm (văn bản hay dạng số) và sau đó chúng ta nhấn chuột chọn Find All hoặc Find Next.

 

 

 

 

Nếu chúng ta chọn Find Next thì Excel sẽ chọn giá trị tìm kiếm xuất hiện đầu tiên trên bảng tính và nhấn chuột lần thứ hai sẽ chọn giá trị xuất hiện thứ hai.

 

Nếu chúng ta chọn Find All thì Excel sẽ mở ra một danh sách liệt kê tất cả các lần xuất hiện của giá trị tìm kiếm và chúng ta có thể nhấn chuột chọn bất kỳ mục nào trong danh sách để điều hướng đến ô tương  ứng.

 

1.2. Cách tìm kiếm các ô với định dạng cụ thể trong Excel

 

Để có thể tìm kiếm các ô có định dạng nhất định, đầu tiên chúng ta nhấn phím tắt Ctrl + F để mở hộp thoại Find & Replace, tiếp theo chúng ta bấm Options, sau đó nhấp vào nút Format… ở góc trên bên phải và chọn lựa kiểu định dạng mà chúng ta muốn tìm kiếm trong hộp thoại Find Format.

 

 

 

 

Trong trường hợp nếu chúng ta muốn tìm các ô khớp với định dạng của một ô khác trong bảng tính thì chúng ta hãy xóa bất kỳ tiêu chí nào trong hộp Find what rồi nhấp vào mũi tên bên cạnh Format, sau đó chọn Choose Format From Cell và nhấp vào ô có định dạng mong muốn.

 

 

 2. Một số lưu ý khi tìm kiếm bằng công cụ Find&Replace

Để có thể chỉnh tìm kiếm bằng công cụ Find&Replace thì chúng ta nhấp vào Options ở góc phải hộp thoại Find & Replace, sau đó chúng ta thực hiện một trong những cách sau đây:

• Trong trường hợp nếu chúng ta cần tìm kiếm giá trị cụ thể trong bảng tính hiện tại hoặc toàn bộ tập tin, chọn Sheet hoặc Workbook trong Within.

•  

• Trong trường hợp nếu chúng ta cần tìm kiếm từ trái sang phải (row-by-row), chọn By Rows trong Search còn để tìm kiếm từ trên xuống dưới (cột-by-cột), chọn By Columns trong Search.

•  

• Trong trường hợp nếu chúng ta cần tìm kiếm một số kiểu dữ liệu nhất định, chọn Formulas, Values hoặc Comments trong Look in.

•  

• Trong trường hợp nếu chúng ta cần tìm kiếm các ô chỉ chứa các ký tự mà chúng ta đã gõ vào Find what, đánh dấu chọn Match entire cell contents.

 

Nếu chúng ta muốn tìm kiếm một giá trị trong cột, hàng hay vùng dữ liệu thì chúng ta hãy chọn chúng trước khi mở hộp thoại Find and Replace, chẳng hạn như để tìm kiếm trong một cột cụ thể thì đầu tiên chúng ta hãy chọn cột đó trước rồi sau đó mở hộp thoại Find and Replace.

 

3. Cách tìm kiếm trong Excel bằng hàm tìm kiếm

Trong trường hợp nếu chúng ta muốn tìm kiếm một vị trí hay xác định một thông tin chuỗi văn bản hoặc ký tự nào đó thì ngoài cách tìm kiếm bằng chức năng Find như trên thì chúng ta cũng có thể sử dụng hàm Search, hàm Search  là một trong những  hàm cơ bản trong Excel và hàm này sẽ thực hiện việc tìm kiếm thông tin chuẩn xác từ vị trí của mỗi ký tự khác nhau với công thức như sau:

=SEARCH (find text, within text, start num).

 

Trong đó:

• find_text có nghĩa là ký tự hoặc một văn bản muốn tìm kiếm vị trí.
•  
• within_text có nghĩa là văn bản mà chúng ta muốn tìm kiếm vị trí của find_text trong đó.
•  
• [start_num] có nghĩa là chỉ định vị trí bắt đầu tìm kiếm trong within_text.

 

Ví dụ minh họa: Cho bảng dữ liệu dưới đây, hãy tìm kiếm vị trí của chữ cái F trong ô EF1 ở cột mã sản phẩm.

 

Đầu tiên, chúng ta hãy đặt một ô để định dạng vị trí của chữ F và số 1 cho vị trí bắt đầu thứ tự tìm kiếm, sau đó tại ô A10, chúng ta thực hiện công thức như sau:

=SEARCH(A9;A6)

 

Trong ví dụ mày chúng ta cũng có thể không cần nhập start num cũng được bởi vì hệ thống cũng đã cố định ngay từ đầu.

 

Sau đó nhấn phím Enter và chúng ta sẽ nhận được kết quả vị trí của chữ F trong mã EF1 ở vị trí thứ 2. 

 

Hình ảnh minh họa về cách sử dụng hàm để tìm kiếm trong Excel

 

Qua bài viết trên đây, chắc hẳn các bạn đã có thể có thêm những kiến thức về các cách tìm kiếm trong Excel, chúc các bạn ứng dụng thành công trong công việc nhé.