Hướng dẫn cách tạo ghi chú trong Excel có ví dụ minh họa cụ thể
Việc tạo ghi chú trong Excel là 1 việc rất cần thiết nếu chúng ta muốn người khác ghi chú gì hay điền gì vào ô đó hoặc làm gì theo ý kiến của mình. Trong bài viết sau đây, mình sẽ hướng dẫn chi tiết và cụ thể các cách có thể tạo ghi chú trong Excel và có ví dụ minh họa kèm theo để các bạn có thể hình dung rõ hơn về các thao tác thực hiện.
1. Cách tạo ghi chú trong Excel bằng Insert Comment
Cách tạo ghi chú trong Excel bằng Insert Comment có ưu điểm là nhanh chóng, có thể chỉnh sửa hay thêm ý kiến trực tiếp vào ghi chú, không bị giới hạn ký tự, dễ nhận biết, có thể edit ghi chú, tuy nhiên nhược điểm của cách làm này là khó kiểm soát vì bất kỳ ai cũng có thể vào chỉnh sửa, tạo ký tự màu đỏ ở góc giống lỗi và không thể dùng thao tác kéo xuống để định dạng cho các ô bên dưới với ghi chú đã tạo.
Để có thể tạo ghi chú trong Excel bằng Insert Comment, chúng ta thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Đầu tiên chúng ta nhấp chuột phải vào ô cần tạo ghi chú, tiếp đó nhấn chọn Insert Comment.
Hình ảnh minh họa về cách tạo ghi chú trong Excel bằng Insert Comment
Bước 2: Sau đó, chúng ta nhập ghi chú vào hộp thoại hiện lên rồi nhấn Enter.
Hình ảnh minh họa về cách tạo ghi chú trong Excel bằng Insert Comment
Bước 3: Cuối cùng chúng ta đưa chuột đến ô có tam giác đỏ ở góc phải phía trên và chúng ta sẽ thấy xuất hiện ghi chú
2. Cách tạo ghi chú trong Excel bằng Data validation
Cách tạo ghi chú trong Excel bằng Data validation có ưu điểm là đẹp hơn cách tạo ghi chú ở phần 1, dễ kiểm soát, có thể tự đặt tiêu đề cho ghi chú, không xuất hiện dấu nút đỏ giống cách tạo bằng Insert comment hơn nữa có thể dùng thao tác kéo xuống để định dạng cho các ô bên dưới, mặt khác nhược điểm của cách làm này là bị giới hạn ký tự, các bước thực hiện khá dài, phức tạp, không thể thêm ý kiến trực tiếp vào ghi chú, khó nhận biết và không thể edit ghi chú.
Để tạo ghi chú trong Excel bằng Data validation, chúng ta thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Đầu tiên, chúng ta chọn ô muốn tạo ghi chú rồi tiếp đó chọn thẻ Data.
Hình ảnh minh họa về cách tạo ghi chú trong Excel bằng Data validation
Bước 2: Sau đó chúng ta nhấn vào Data Validation.
Hình ảnh minh họa về cách tạo ghi chú trong Excel bằng Data validation
Bước 3: Tiếp đó, chúng ta chọn thẻ Input Message rồi tích chọn Show input message when cell is selected.
Hình ảnh minh họa về cách tạo ghi chú trong Excel bằng Data validation
Bước 4: Ở phần Title chúng ta nhập tựa đề của ghi chú, còn ở phần Input Message nhập nội dung của ghi chú.
Chú ý rằng chúng ta chỉ được nhập tối đa 32 ký tự trong phần Title và phần Input Message thì chúng ta chỉ được nhập tối đa 255 ký tự.
Hình ảnh minh họa về cách tạo ghi chú trong Excel bằng Data validation
Bước 5: Sau đó chúng ta nhập xong nhấn OK và sẽ hiển thị kết quả.
Hình ảnh minh họa về cách tạo ghi chú trong Excel bằng Data validation
Bước 6: Cuối cùng chúng ta nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc phải của ô và kéo xuống bởi bước này sẽ giúp bạn định dạng các ô bên dưới với những ghi chú giống với ô mà chúng ta đã tạo lúc đầu.
Hình ảnh minh họa về cách tạo ghi chú trong Excel bằng Data validation
3. Một số trường hợp cần tạo ghi chú trong Excel
Những trường hợp mà chúng ta cần tạo ghi chú đó là khi chúng ta giao công việc cho 1 người khác mà chúng ta vẫn muốn người đó thực hiện những thao tác giống mình, hay khi bạn chúng ta muốn gợi ý cho ai đó 1 thứ gì đó khi nhấn vào ô có chứa ghi chú chúng ta đã tạo hoặc là khi dạy học, chúng ta có thể tạo các gợi ý cho học sinh để thực hiện tốt và đúng với yêu cầu của đề bài đã cho.
4. Cách xóa ghi chú trong Excel
4.1. Xóa ghi chú trong Comment trong Excel
Lưu ý rằng với cách xóa này chúng ta sẽ xóa hoàn toàn các dữ liệu của ghi chú và chúng ta sẽ không thể hoàn tác lại được hãy cân nhắc trước khi xóa.
- Bước 1: Đầu tiên chúng ta chọn ô có ghi chú.
- Bước 2: Tiếp đó chúng ta nhấp chuột phải rồi nhấn chọn Delete Comment.
4.2. Ẩn ghi chú trong Data Validation trong Excel
- Bước 1: Đầu tiên chúng ta chọn ô đã được ghi chú rồi nhấn chọn thẻ Data.
- Bước 2: Tiếp đó chúng ta nhấn vào Data Validation.
- Bước 3: Khi đó ở hộp thoại sẽ hiện lên rồi nhấn chọn thẻ Input Message sau đó bỏ tích chọn Show input message when cell is selected.
4.3. Xóa hoàn toàn ghi chú đã tạo trong Data validation
- Bước 1: Đầu tiên chúng ta chọn ô đã được ghi chú rồi nhấn chọn thẻ Data.
- Bước 2: Tiếp đó chúng ta nhấn vào Data Validation.
- Bước 3: Khi đó ở hộp thoại hiện lên rồi nhấn chọn thẻ Input Message.
- Bước 4: Cuối cùng chúng ta xóa toàn bộ ký tự chúng ta đã thêm vào phần Title và Input Message.
Qua bài viết trên, chắc hẳn các bạn đã có thể hiểu rõ cụ thể về các cách tạo ghi chú trong Excel và hi vọng các bạn có thể ứng dụng nó tốt nhất trong công việc của mình.