Hướng dẫn cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel có hình ảnh minh họa cụ thể

Trong Excel, đôi khi chúng ta cần phải thực hiện thao tác đếm số lần xuất hiện ký tự của một bảng tính, bảng dữ liệu. Đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel là một trong những thủ thuật nâng cao giúp chúng ta khi làm việc trên bảng tính, bảng dữ liệu sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn so với thực hiện thao tác thủ công. Vậy cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel được thực hiện như thế nào. Trong bài viết sau đây, mình sẽ chia sẻ cho các bạn những cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong Excel trong từng trường hợp cụ thể. Trong Excel để có thể đếm số lần xuất hiện của một ký tự thì  chúng ta sẽ cần phải kết hợp sử dụng các hàm với nhau

1. Cách đếm số ký tự cụ thể trong một ô

Có thể thấy, trong Excel không có hàm nào có thể thực hiện trực tiếp chức năng đếm số lần xuất hiện của ký tự trong ô dữ liệu, do đó, để thực hiện đếm được số lần xuất hiện ký tự thì chúng ta cần phải kết hợp sử dụng hai hàm LEN và SUBSTITUTE.

 

Trong đó, chúng ta có thể dùng hàm LEN để tính số ký tự trong chuỗi kết hợp với hàm SUBSTITUTE có thể thực hiện xóa đi các ký tự nhất định trong chuỗi, từ đó chúng ta có thể làm một phép tính gộp rất đơn giản bằng cách thực hiện theo các bước sau đây

• Bước 1: Đầu tiên chúng ta hãy sử dụng hàm LEN để tính số ký tự có trong chuỗi ký tự gốc.

•  

• Bước 2: Tiếp đó chúng ta ứng dụng hàm SUBSTITUTE để xóa đi các ký tự mà chúng ta đang cần đếm. Sau đó, tiếp tục sử dụng hàm LEN để thực hiện tính số ký tự trong chuỗi ký tự vừa bị xóa đó.

 

Từ đó, chúng ta sẽ có hai con số là tổng ban đầu cùng với tổng của chuỗi đã xóa ký tự và chúng ta tiếp tục lấy cái đầu trừ đi cái cuối ta sẽ tính được số lần xuất hiện của một ký tự ở trong chuỗi ký tự gốc.

 

Chúng ta thực hiện công thức kết hợp hàm LEN và hàm SUBSTITUTE như sau:

=LEN(chuỗi ký tự gốc)-LEN(SUBSTITUTE(chuỗi ký tự gốc;"ký tự cần đếm";"")

 

Ví dụ minh họa: Cho bảng dưới đây, hãy bạn tìm số lần xuất hiện của ký tự n trong ô ký tự gốc "Nhân chi sơ tính bản thiện". 

Chúng ta sẽ nhập công thức tại ô C2 như sau:

 =LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2;B2;""))

 

Hình ảnh minh họa về cách đếm số ký tự cụ thể trong một ô

 

Sau đó nhấn Enter để hiển thị kết quả và tiếp đó chúng ta có thể copy công thức đó xuống dưới để đếm được ký tự đặc biệt của các dòng ví dụ bên dưới.

 

Hình ảnh minh họa về cách đếm số ký tự cụ thể trong một ô

 

2. Cách đếm số ký tự cụ thể trong một phạm vi ô

Trong trường hợp nếu chúng ta đang cần đếm số ký tự xuất hiện trong một mảng dữ liệu gồm nhiều hàng và cột. Vậy thì chúng ta cần phải sử dụng công thức tính khác trong Excel như sau đó

= SUMPRODUCT(LEN(mảng dữ liệu)-LEN(SUBSTITUTE(mảng dữ liệu;ký tự cần đếm;"")))

 

Điểm khác biệt giữa công thức này với công thức tính ở phần 1 đó là chúng ta cần phải thay ô dữ liệu thành tham số mảng dữ liệu cần xét và sử dụng hàm SUMPRODUCT bao trùm lên tất cả hiệu số của cả hai hàm LEN.

 

Ví dụ minh họa: Cho bảng dưới đây, hãy đếm số lần xuất hiện của chữ "a" trong mảng dữ liệu từ A1 đến C3

 

Để thực hiện bài toán trên, chúng ta làm theo các bước như sau:

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta nhập công thức tính như sau: 

=SUMPRODUCT(LEN(A1:C3)-LEN(SUBSTITUTE(A1:C3;"a";"")))

 

Hình ảnh minh họa về cách đếm số ký tự cụ thể trong một phạm vi ô

 

Bước 2: Tiếp đó chúng ta nhấn phím Enter để Excel thực hiện tính toán chúng ta sẽ thấy kết quả nhận được là có tất cả 8 lần chữ "a" đã được xuất hiện trong mảng dữ liệu.

 

Hình ảnh minh họa về cách đếm số ký tự cụ thể trong một phạm vi ô

 

3. Cách đếm tổng số ký tự trong một phạm vi ô

Chúng ta sử dụng công thức kết hợp 3 hàm LEN để có thể  đếm được tổng số lần xuất hiện của ký tự trong một phạm vi dữ liệu Excel như sau: 

=LEN(range)+LEN(range)+LEN(range)

Hoặc công thức khác là 

 =SUM(LEN(range), LEN(range),LEN(range))

Công thức trên sẽ được áp dụng với phạm vi dữ liệu cần đếm nhỏ, tuy nhiên để đếm ký tự trong phạm vi lớn hơn thì chúng ta nên dùng hàm SUMPRO DVEL.

 

Ngoài ra còn có công thức chung được sử dụng phổ biến để đếm các ký tự trong một phạm vi đó là 

= Total (LEN ( range ))

 

Ví dụ như chúng ta cần tính tổng số lần xuất hiện của ký tự t trong bảng tính từ ô B5 đến ô B7 thì chúng ta cần  nhập như sau: 

=SUMPRODUCT(LEN(B5:B7))

Hoặc chúng ta nhập công thức

=SUM(LEN(B5:B7))

 

Qua bài viết trên đây, chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ về các cách đếm số lần xuất hiện ký tự trong các trường hợp cụ thể trong Excel. Mình hy vọng rằng bài viết chia sẻ trên của mình đã giúp các bạn nâng cao kỹ năng sử dụng các hàm trong trang tính Excel. Chúc các bạn thực hiện thành công trong công việc của mình