Công thức và cách sử dụng hàm nối chuỗi trong Excel có ví dụ minh họa cụ thể

Trong quá trình làm việc và sử dụng Excel thì việc sử dụng thông thạo các hàm Excel là một trong những điều cần thiết và quan trọng. Khi chúng ta muốn tổng hợp dữ liệu trong bảng tính Excel mà cần nối chuỗi ký tự lại với nhau, đối với bảng tính lớn nếu như làm thủ công thì sẽ mất khá nhiều thời gian và thiếu độ chính xác. Vậy có thể sử dụng hàm để nối chuỗi trong Excel không? Trong bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn công thức và cách sử dụng của hàm nối chuỗi trong Excel một cách chi tiết và cụ thể nhất nhé.

1. Công thức hàm nối chuỗi trong Excel

Hàm nối chuỗi trong Excel - hàm CONCATENATE hay được viết tắt là hàm CONCAT là một trong các hàm văn bản được dùng để nối các chuỗi ký tự, đoạn văn bản lại vào một ô do đó khiến cho việc tổng hợp và hiển thị dữ liệu được nhanh chóng hơn.

 

Hàm CONCATENATE có công thức như sau:

=CONCATENATE(text1, text2,…)

 

Trong đó:

 

Text1, text2 có nghĩa là những chuỗi văn bản, tham chiếu ô hoặc giá trị trong công thức.

 

Tuy nhiên hãy lưu ý chúng ta hãy dùng dấu phẩy (,) để ngăn cách các text1, text2,...Trong đối số text, chúng ta cần thêm dấu ngoặc kép (") vào đầu và cuối chuỗi ký tự mong muốn còn nếu không hàm sẽ trả về lỗi #NAME?

 

Ngoài ra, hàm CONCATENATE luôn trả về kết quả là một chuỗi văn bản và hàm CONCATENATE không nhận biết các mảng thay vào đó chúng ta cần phải liệt kê các đối số riêng và phân cách chúng bằng dấu phẩy. 

 

2. Cách sử dụng và ví dụ minh họa hàm nối chuỗi trong Excel

2.1. Sử dụng hàm CONCATENATE để nối dữ liệu từ 2 hoặc nhiều cột vào với nhau

 

Để nối dữ liệu từ 2 cột chúng ta hãy nhập công thức nối vào ô đầu tiên trong cột mà chúng ta muốn lấy dữ liệu. Ví dụ như chúng ta muốn nối dữ liệu trong cột Họ và cột Tên để được cột Họ và tên, giữa họ và tên cần một khoảng trắng.

 

Khi đó, tại ô C2 chúng ta nhập công thức như sau:

=CONCATENATE(A2," ",B2)

Hoặc:

=A2&" "&B2

 

Sau khi nhập công thức chúng ta nhấn Enter. Sau đó, tiến hành thao tác sao chép công thức bằng cách đặt trỏ chuột vào góc dưới phía bên phải ô chứa công thức được chọn và kéo thả chuột xuống các ô tiếp theo trong cột.

 

 

 

 

Khi đó chúng ta sẽ nhận được kết quả là 2 cột đã được nối dữ liệu như hình minh họa sau:

 

 

 

 

2.2. Sử dụng hàm CONCATENATE để nối dữ liệu trong 1 mảng

 

Để có thể nối dữ liệu trong 1 mảng bất kỳ, chúng ta hãy thực hiện một trong hai cách như sau:

 

Cách 1: 

 

Trước tiên, chúng ta hãy nhập công thức hàm CONCATENATE, tiếp theo tới mục liệt kê các đối số chúng ta cần nhấn và giữ phím Ctrl và nhấp vào từng ô muốn ghép lại tuy nhiên hãy lưu ý là nhấp theo thứ tự mà chúng ta muốn các ký tự này hiển thị. Sau đó, chúng ta thả phím Ctrl và đóng ngoặc cho công thức.

 

 

 

 

Cách 2: Chúng ta có thể dùng hàm TRANSPOSE kết hợp phím F9 để chuyển đổi trước rồi lấy kết quả đưa vào hàm CONCATENATE:

 

Tuy nhiên cách này chỉ áp dụng cho trường hợp các ô chứa chuỗi chúng ta cần nối đã được xếp thành 1 cột dọc theo thứ tự.

 

Hàm TRANSPOSE có tác dụng chuyển hàng thành cột nên chúng ta chỉ cần dùng hàm này để lấy công thức mảng, sau đó chúng ta dùng thêm phím F9 để thay thế công thức với các giá trị được tính toán và cuối cùng dùng CONCATENATE nối chuỗi lại.

 

Công thức hàm TRANSPOSE như sau:

=TRANSPOSE(array)

 

Trong đó:

 

array là mảng chứa chuỗi cần nối.

 

Tiếp theo, chúng ta nhập công thức như sau rồi nhấn phím F9 để thay thế công thức với các giá trị được tính toán.

=TRANSPOSE(B1:B3)

 

 

 

 

Chúng ta sẽ thấy công thức hàm TRANSPOSE sẽ không còn mà thay vào đó là các chuỗi ký tự hiển thị tại các ô trong mảng được chọn, phân cách nhau bởi dấu phẩy và được bọc trong dấu ngoặc nhọn sau khi nhấn phím F9. Tiếp đó chúng ta tiến hành loại bỏ dấu ngoặc nhọn cho công thức mảng để thấy các giá trị chứa trong các ô mà muốn nối thành chuỗi. 

 

 

 

 

Khi đó  các đối số text của hàm CONCATENATE là các giá trị thu được sau khi thực hiện các thao tác trên. Sau đó chúng ta đặt con trỏ chuột vào đầu công thức, trước các giá trị và tiến hành nhập tên hàm CONCATENATE để áp dụng hàm này nối chuỗi 

 

 

 

3. Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm nối chuỗi trong Excel

Trong trường hợp nếu đối số text là dạng chuỗi văn bản bị thiếu dấu ngoặc kép ("") thì hàm sẽ trả về lỗi #NAME?

 

Ngoài ra, bởi lẽ do chúng ta đã không thêm các yếu tố dấu cách, chấm,... vào vị trí tương ứng trong công thức, chính vì vậy khi thực hiện việc nối chuỗi thì  chúng ta có thể thường xuyên gặp trường hợp kết quả hiển thị bị thiếu dấu cách, dấu chấm,... khiến cho văn bản sau khi nối không được chuyên nghiệp.

 

Qua bài viết trên đây chắc hẳn các bạn đã có thể hiểu rõ được công thức và cách sử dụng hàm nối chuỗi trong Excel. Mình hy vọng rằng những chia sẻ của mình trên đây sẽ thực sự hữu ích đối với các bạn và chúc các bạn thực hiện thành công nhé.