Hướng dẫn cách chèn file excel vào word có hình ảnh minh họa cụ thể

Trong quá trình làm việc và sử dụng phần mềm Word chắc hẳn đôi khi chúng ta muốn  chèn file Excel vào Word bởi lẽ việc soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word rất hữu ích tuy nhiên bảng tính trong phần mềm Word lại không có các chức năng như trong phần mềm Excel. Vậy cách chèn file Excel vào Word được thực hiện như thế nào? Trong bài viết dưới đây mình sẽ chia sẻ với các bạn các cách chèn file Excel vào Word để giúp chúng ta có thể tạo các tài liệu hay văn bản cho nhiều mục đích khác nhau một cách thuận tiện và chuyên nghiệp hơn nhé.

1. Cách chèn file excel vào word bằng tính năng Insert

Để có thể chèn file excel vào word bằng tính năng Insert, chúng ta có thể thực hiện các bước như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta hãy mở file Word cần chèn bảng sau đó nhấn chọn Insert trên thanh công cụ.

 

 

 

 

Bước 2: Tiếp đó, chúng ta nhấn chọn Object ở mục Text.

 

 

 

 

Bước 3: Tiếp theo, chúng ta chọn thẻ Create from File sau đó nhấn Browse.

 

 

 

 

Bước 4: Tiếp theo, chúng ta hãy chọn File Excel muốn chèn rồi sau đó nhấn Insert như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

 

Bước 5: Sau đó, chúng ta tích vào Link to file rồi nhấn OK để chèn file Excel vào Word.

 

 

 

 

Khi đó, kết quả chúng ta nhận được là file Excel mà chúng ta chọn lúc trước được hiển thị bên trong file Word và toàn bộ nội dung của file Excel đó đều nằm trong một khung hiển thị mà chúng ta có thể điều chỉnh được như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

 

Ngoài ra, chúng ta cũng có thể áp dụng cách này cho các phiên bản Word từ 2010 trở lên chẳng hạn như Word 2013, Word 2016 và Word 2019.

2. Cách chèn file excel vào word bằng cách sử dụng đối tượng nhúng embedded

Cách chèn file excel vào word bằng cách sử dụng đối tượng nhúng embedded là cách chèn bảng Excel vào Word giúp chúng ta có một bảng dữ liệu với các tính năng y hệt như khi chúng ta thao tác trong Excel, chúng ta thực hiện các bước chèn bảng sử dụng đối tượng nhúng embedded như sau:

 

• Bước 1: Đầu tiên, chúng ta hãy mở file Word và file Excel chúng ta cần chèn.
•  
• Bước 2: Tiếp đó, chúng ta dùng chuột kéo chọn phần bảng tính mà chúng ta cần chèn từ file Excel vào file Word.
•  
• Bước 3: Sau đó, chúng ta chuyển sang file Word và chọn vị trí chúng ta muốn chèn bảng rồi tiến hành nhấp chuột vào nút Paste trên tab Home trên thanh công cụ, tiếp đó chọn Paste Special. Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ nhỏ của Paste Special, chúng ta nhấp chuột vào Microsoft Excel Worksheet Object rồi sau đó nhấn OK như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

 

Lúc này, chúng ta có thể sử dụng tất cả các chức năng của Excel với bảng đã nhúng chẳng hạn như sử dụng hay chỉnh sửa các công thức tính toán hoặc sắp xếp hoặc lọc dữ liệu trong bảng, chèn thêm hàng hay cột,...

 

Tuy nhiên, chức năng này chỉ cho phép chúng ta sử dụng các tính năng của Excel trong Word. Trong trường hợp nếu như chúng ta muốn có một bảng đi kèm chức năng tự động cập nhật từ Excel sang Word thì chúng ta nên sử dụng đối tượng liên kết như cách sau đây mình sẽ chia sẻ.

3. Cách chèn file excel vào word bằng cách sử dụng đối tượng liên kết

Trong trường hợp nếu chúng ta không muốn mất thời gian để chỉnh sửa bảng dữ liệu trong cả hai file Excel và Word thì chúng ta nên chọn cách chèn file Excel vào Word sử dụng đối tượng liên kết theo các bước sau đây:

 

• Bước 1: Chúng ta thực hiện Bước 1, Bước 2 tương tự như cách sử dụng đối tượng nhúng embedded ở phần hai.
•  
• Bước 2: Tương tự như bước 3 trong cách sử dụng đối tượng nhúng ở phần trên, chúng ta nhấp chuột vào nút Paste trên tab Home trên thanh công cụ, tiếp đó nhấn chọn Paste Special rồi nhấp chuột vào Microsoft Excel Worksheet Object, sau đó chúng ta tích vào ô Past link bên trái ô As rồi nhấn OK như hình minh họa dưới đây:

 

 

4. Một số lưu ý khi chèn file excel vào word

 

• Khi chèn file Excel vào Word, trong trường hợp chúng ta đã tạo một bảng trong Excel thì chúng ta có thể nhúng và liên kết nó với tài liệu Word của mình. Do vậy, khi chúng ta nhúng một bảng Excel trong Word, bất kỳ bản cập nhật nào chúng ta thực hiện vào bảng Excel ban đầu sẽ tự động cập nhật trong tài liệu Word của chúng ta miễn là các tệp tin vẫn ở cùng một vị trí cùng thư mục với nhau. Chính điều này sẽ giúp dữ liệu của hai tập tin luôn được đồng bộ và vì vậy chúng ta sẽ không có thông tin không chính xác trong văn bản của mình.
•  
• Trong trường hợp nếu chúng ta muốn chỉnh sửa bảng Excel được chèn vào Word thì chúng ta hãy nhấp đúp vào bảng, bảng tính Excel có chứa dữ liệu nguồn của bảng sẽ xuất hiện. Sau khi chúng ta hoàn tất chỉnh sửa thì hãy nhớ lưu bảng trong Excel để thông tin được cập nhật sang bên Word và một khi chúng ta đã chèn bảng Excel vào Word thì chúng ta đừng xóa hoặc di chuyển file Excel ra khỏi thư mục bạn chọn ban đầu, tốt nhất là chúng ta nên để cả hai file Word và Excel chung một thư mục trên máy để dễ quản lý.

 

Trên đây là những chia sẻ của mình về các cách chèn file Excel vào Word, chúc các bạn thực hiện thành công.