Hướng dẫn cách in file excel có hình ảnh minh họa cụ thể

Trong quá trình làm việc và học tập, chắc hẳn chúng ta thường xuyên phải in những văn bản hay tài liệu file Word, file Excel. Tuy nhiên cách để in file Excel khi chúng ta cần in một sheet, hai sheet hay in tất cả các trang tính, in các sheet riêng lẻ hoặc một vùng in bất kỳ trong các sheet của một file Excel thì phải làm thế nào? Trong bài viết dưới đây, mình sẽ chia sẻ về các cách in file Excel một cách cụ thể và đầy đủ nhất nhé.

1. Cách in tất cả các trang tính trong file Excel

Trong phần mềm Excel có một tính năng cho phép chúng ta chỉ định in tất cả các sheet trong bảng tính Excel cùng một lúc và việc sử dụng tính năng này sẽ vô cùng hữu ích khi chúng ta có một file Excel cần in mà có nhiều số liệu nằm trong nhiều sheet khác nhau, chúng ta lần lượt thao tác theo các bước như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần mở tập tin Excel cần in tất cả các sheet lên rồi nhấn chọn File trên thanh công cụ.

 

 

 

 

Bước 2: Lúc này, trong giao diện menu File xổ xuống, chúng ta chọn tùy chọn Print hoặc là chúng ta có thể bấm tổ hợp phím Ctrl+P

 

 

 

 

Bước 3: Khi đó, chúng ta quan sát khung Print bên phải, chúng ta bấm vào biểu tượng mũi tên xổ xuống tại khung Settings.

 

 

 

 

Bước 4: Tiếp theo, chúng ta nhấn chọn Print Entire Workbook và cuối cùng nhấn Print.

 

 

 

 

Ngoài ra, trước khi nhấn Print thì chúng ta cũng có thể xem trước những nội dung sẽ được in ở khung Print preview bên phải trong cửa sổ cài đặt máy in và chúng ta có thể thay đổi số trang nếu muốn.

 

Khi đó, máy in sẽ in tất cả các sheet trong file Excel, còn nếu trong trường hợp chúng ta chỉ cần in một vùng số liệu trong file Excel đã chọn thì chỉ có vùng in đó sẽ được in.

2. Cách in nhiều trang tính trong file Excel cùng lúc

Nếu như trong trường hợp chúng ta muốn in nhiều sheet trong file Excel nhưng các sheet cần in lại không liên tục thì chúng ta sẽ thực hiện các bước như dưới đây:

 

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần mở file Excel cần in lên và chọn tất cả các sheet mà chúng ta muốn in. Để thực hiện việc này, chúng ta hãy nhấn giữ phím Control và dùng chuột để kích chọn tên sheet cần in như trong hình minh họa dưới đây:

 

 

 

 

Bước 2: Tiếp theo, chúng ta truy cập vào File trên thanh công cụ sau đó nhấn chọn Print.

 

Bước 3: Khi đó, trong cửa sổ Print ở bên phải, bấm vào mũi tên xổ xuống của mục Settings, sau đó chúng ta nhấn chọn Print Active Sheets như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

 

Bước 4: Sau đó, chúng ta cũng có thể xem trước những nội dung sẽ được in trong khung Print preview ở góc bên phải và có thể thay đổi số trang in và xem nội dung sẽ được in trên mỗi trang và cuối cùng nhấn nút Print để thực hiện in.

 

3. Cách in nhiều trang tính trong file Excel với vùng in cụ thể

Nếu như trong trường hợp, chúng ta có một file Excel có nhiều sheet và muốn in một khu vực cụ thể trong mỗi sheet mà không phải toàn bộ sheet chứa dữ liệu file Excel đó thì chúng ta có thể thiết lập vùng dữ liệu cần in trong các sheet khác nhau và sau đó in như cách thực hiện của hai cách trên, chúng ta làm theo các cách sau đây:

 

Cách 1: Thực hiện thiết lập vùng in theo cách thủ công

 

• Bước 1: Trong file Excel cần in, chúng ta cần bôi đen để chọn các ô cần in.
•  
• Bước 2: Tiếp theo, chúng ta truy cập vào Page Layout trên thanh công cụ 
•  
• Bước 3: Tiếp đó, chúng ta nhấn nút Print Area rồi nhấn chọn Set Print Area trong nhóm tính năng Page Setup như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

Như vậy là chúng ta đã thiết lập thành công những vùng dữ liệu cần in và chúng ta có thể thực hiện các bước tương tự ở trên để chọn vùng dữ cần in cho từng sheet khác nhau. Sau đó chúng ta thực hiện cách in file Excel bình thường như cách in ở phần 1 và phần 2.

 

Cách 2: Thực hiện thiết lập vùng in bằng code VBA

 

Nếu như trong trường hợp chúng ta có nhiều bảng tính thì việc đặt vùng in thủ công như cách trên sẽ tốn khá nhiều thời gian. Tuy nhiên, trong trường hợp này, chúng ta cũng có thể sử dụng code VBA để nhanh chóng cài đặt vùng in trong một sheet rồi sau đó chạy mã để sao chép sang tất cả các sheet khác theo đoạn mã code như sau:

 

 

 

 

Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng đoạn mã trên sẽ sử dụng vùng in từ các sheet đang hoạt động rồi đi đến tất cả các sheet khác nhau trong cửa sổ làm việc rồi đặt cùng một khu vực in trong từng sheet. Ngoài ra, phương pháp thiết lập vùng in bằng code VBA này chỉ thực sự có hiệu quả khi chúng ta có cùng phạm vi ô muốn in trong file Excel. Sau khi thiết lập vùng cần in xong, chúng ta có thể tiến hành in file Excel như trên.

 

Qua bài viết trên đây, chắc hẳn các bạn đã có thể nắm rõ được các cách in file Excel trong từng trường hợp cụ thể. Mình hy vọng rằng các bạn sẽ áp dụng thành công các cách in file Excel để công việc có thể đạt hiệu quả tốt nhất nhé.