Hướng dẫn cách tạo pivottable từ nhiều sheet trong Excel có hình ảnh minh họa

Bạn đã bao giờ sử dụng Pivot Table trong Excel để có cái nhìn tổng thể hơn dựa trên các bảng dữ liệu chưa? Pivot Table là một trong những công cụ vô cùng hữu ích khi nó có chức năng lưu  nhiều dữ liệu tính trong một sheet để chúng ta có thể dễ dàng kiểm soát lưu lượng dữ liệu. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách tạo Pivot Table từ nhiều sheet trong Excel. Trong bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ một cách cụ thể và chi tiết về cách tạo pivottable từ nhiều sheet trong Excel và cách sử dụng  pivottable để thống kê dữ liệu.

1. Pivottable là gì?

 

Pivot Table là một trong những công cụ thống kê những trang tính, dữ liệu lớn trong Excel, PivotTable cho phép chúng ta phân tích theo một hay nhiều yêu cầu cụ thể nào đó như trích xuất dữ liệu, tạo báo cáo, thống kê…đặc biệt hiệu quả khi chúng ta cần thống kê nhanh để báo cáo trên các khối dữ liệu lớn. Do vậy, việc sử dụng Pivot Table trong Excel sẽ giúp chúng ta thống kế dữ liệu một cách nhanh chóng và kiểm soát thông tin chi tiết.

 

2. Cách tạo pivottable từ nhiều sheet

Để có thể tạo pivottable từ nhiều sheet trong Excel, chúng ta có thể thực hiện xóa bỏ ký tự trong tên sheet sau đó sử dụng Microsoft Query để tạo vùng dữ liệu cho Pivottable

 

Bước 1: Chúng ta cần xóa bỏ ký tự trong tên sheet: Chúng ta chỉ nên để tên sheet ngắn gọn, không ký tự đặc biệt, không dấu cách

 

Bước 2: Sau đó chúng ta sử dụng Microsoft Query để tạo vùng dữ liệu cho Pivottable

 

Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng các dữ liệu trên sheet phải được định dạng bảng mới được Microsoft Query chấp nhận. Để bắt đầu thực hiện thao tác này, chúng ta vào mục Data, tiếp đó chọn Get Data. Khi đó sẽ xuất hiện một bảng tùy chọn và chúng ta chọm From Other Sources rồi nhấn chọn From Microsoft Query

 

Tiếp theo chúng ta tiến hành chọn dữ liệu trong file dữ liệu Excel rồi nhấn OK để hoàn thành. Tiếp đó, chúng ta lựa chọn đường dẫn file Excel muốn xử lý.

 

Sau khi có đường dẫn chúng ta bấm OK và cửa sổ Query Wizard sẽ hiện ra. Lúc này, cửa sổ Table Option hiện ra, chúng ta nhấn chọn System Tables rồi nhấn OK còn nếu trong trường hợp chúng ta không thấy dữ liệu “Available tables and columns” thì chúng ta chỉ cần nhấn vào Options. Sau đó chúng ta nhấn vào icon SQL là đã có thể tạo được PivotTable

 

Ngoài ra, chúng ta có thể tạo một PivotTable trong Excel từ một sheet khác với dữ liệu có sẵn, chúng ta cần thực hiện các bước như sau:

 

Đầu tiên, chúng ta cần chọn Bảng Dữ Liệu rồi vào Menu INSERT nhấn vào biểu tượng Pivot Table.

 

 

 

 

Sau khi chúng ta thực hiện thì một cửa sổ mới sẽ hiện lên, khi đó Excel sẽ tự động chọn dữ liệu cho chúng ta và vị trí PivotTable trong Excel là một sheet mới. Sau đó, chúng ta nhấn OK

3. Cách sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu trong Excel

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta nhấn chọn Insert, tiếp đó chọn PivotTable

 

 

Hình ảnh minh họa về cách sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu

 

 

Bước 2: Khi đó, hộp thoại Create PivotTable sẽ hiện ra

 

Trong đó:

 

Ở phần Choose the data that you want to analyze chúng ta chọn Select a table or range

• Table/Range có nghĩa là các dữ liệu chúng ta muốn thống kê

•  

• Use an external data source có nghĩa là sử dụng các dữ liệu bên ngoài và thường ít sử dụng do việc thống kê chủ yếu lấy dữ liệu từ bên trong trang tính của Excel

 

Ở phần choose where you want the PivotTable report to be placed, chúng ta chọn Existing Worksheet

• New Worksheet có nghĩa là nếu chọn thì PivotTable sẽ xuất hiện ở 1 trang tính mới.

•  

• Existing Worksheet có nghĩa là sẽ xuất dữ liệu ở trang tính chúng ta đang sử dụng.

•  

• Location có nghĩa là chọn vị trí mà chúng ta muốn tạo bảng PivotTable.

 

Sau đó, chúng ta nhấn OK để hoàn thành

 

 

Hình ảnh minh họa về cách sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu

 

 

Bước 3: Sau đó, chúng ta đổi giao diện thành kiểu cơ bản bằng cách nhấn chuột phải vào vùng dữ liệu của Pivottable và chọn PivotTable Options…

 

 

Hình ảnh minh họa về cách sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu

 

 

Bước 4: Lúc này, hộp thoại PivotTable Options hiện lên, chúng ta chọn thẻ Display rồi nhấn chọn Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid), sau đó nhấn Ok.

 

 

Hình ảnh minh họa về cách sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu

 

 

Bước 5: Tiếp theo, chúng ta Kéo các trường thích hợp vào các vùng tương ứng, chúng ta có thể kéo trực tiếp vào vùng PivotTable hoặc cũng có thể kéo xuống cái ô phía dưới.

 

Trong đó:

• Filters có nghĩa là bộ lọc báo cáo 

•  

• Columns có nghĩa là dữ liệu hiển thị theo cột.

•  

• Rows có nghĩa là dữ liệu hiển thị theo dòng.

•  

• Values có nghĩa là giá trị chủ yếu là số.

 

 

Hình ảnh minh họa về cách sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu

 

 

Hãy lưu ý rằng công cụ PivotTable này chỉ có thể giúp chúng ta thống kê những dữ liệu mà chúng ta đưa vào từ ban đầu, ngoài ra nó sẽ không cập nhật thêm nếu như trong trường hợp chúng ta chỉnh sửa hoặc thêm dữ liệu vào vùng dữ liệu ban đầu.

 

Trên đây là những chia sẻ của mình về cách tạo Pivottable từ nhiều sheet trong Excel, từ một sheet với dữ liệu cho sẵn và cách sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu.