Hướng dẫn cách sử dụng một số phím tắt chèn dòng trong excel có ví dụ minh họa cụ thể

Trong quá trình chúng ta thực hiện soạn thảo một văn bản hay dữ liệu nào đó thì chắc hẳn chúng ta đều ưu tiên cách sử dụng phím tắt để có thể tiết kiệm thời gian và thuận tiện nhất. Tuy nhiên nhiều người thường chèn hoặc thêm dòng trong Excel bằng cách sử dụng chuột và không biết rằng chúng ta có thể thao tác nhanh hơn với bàn phím. Vậy cách sử dụng những phím tắt có thể chèn dòng trong Excel như thế nào? Trong bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn một số phím tắt chèn dòng trong excel nhé.

1. Cách sử dụng phím tắt để chèn một hoặc nhiều dòng trong Excel

1.1. Phím tắt chèn thêm một dòng

 

Để có thể chèn thêm 1 dòng trong bảng tính Excel, chúng ta thực hiện theo các bước sau đây:

 

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta chọn ô tính có vị trí ở dòng ngay dưới dòng cần chèn.

 

Bước 2: Tiếp đó chúng ta nhấn tổ hợp phím Shift Space để chọn cả hàng.

 

 

 

 

Bước 3: Tiếp theo chúng ta nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl Shift + để chèn thêm 1 dòng trắng trước dòng vừa chọn hay có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + (dấu + trên bàn phím số). Khi đó chúng ta sẽ nhận được kết quả như sau:

 

 

 

 

Sau đó chúng ta có thể dùng tổ hợp phím Ctrl Y để thêm các dòng trắng tiếp theo.

 

1.2. Phím tắt chèn thêm nhiều dòng

 

Trong trường hợp nếu chúng ta cần chèn thêm nhiều dòng liền nhau thì hãy làm theo các bước lần lượt như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên chúng ta hãy bôi đen các dòng trước dòng cần chèn. Số dòng bôi đen bằng số dòng chúng ta cần chèn, chẳng hạn dưới đây cần chèn thêm 3 dòng trước dòng thứ tự 3.

 

 

 

 

Bước 2: Tiếp đó chúng ta nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl Shift + để chèn thêm dòng hay có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + (dấu + trên bàn phím số). Khi đó, kết quả thu được như hình minh họa dưới đây:

 

 

2. Cách sử dụng phím tắt đặc biệt để chèn thêm dòng trong Excel nếu có dữ liệu ở bên phải bảng

Trong trường hợp nếu chúng ta có dữ liệu ở bên phải bảng chính như hình minh họa bên dưới thì chúng ta có thể chèn khoảng trống vào nơi mà không cần chúng bằng phím tắt Ctrl + Plus 

 

 

 

 

Đối với trường hợp này, trong phần này chúng ta cũng sẽ tìm thấy một giải pháp để chèn nhiều dòng mới trong bảng Excel mà  vẫn giữ cấu trúc của dữ liệu bên cạnh danh sách theo các bước thực hiện như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên chúng ta hãy định dạng dữ liệu dưới dạng Bảng Excel bằng việc dùng phím tắt Ctrl + T hoặc là chúng ta vào tab Home, nhấn chọn Format as Table và tiến hành chọn kiểu phù hợp nhất.

 

 

 

 

Khi đó chúng ta sẽ thấy hộp thoại Create Table và nhấp chọn vùng dữ liệu mình cần như hình minh họa dưới đây:

 

 

Đó là cách dữ liệu của chúng ta sẽ cho ra kết quả trông giống như một bảng Excel như sau:

 

 

 

Bước 2: Lúc này danh sách đã được định dạng, chúng ta tiếp tục hãy chọn vùng dữ liệu trong bảng

 

 

 

 

Bước 3: Tiếp đó chúng ta nhấn giữ phím Alt, đầu tiên nhấn H, tiếp đó nhấn I và cuối cùng A và đây sẽ là một phím tắt cho các tùy chọn Insert Table Rows Above.

 

Tuy nhiên chúng ta cũng có thể sẽ đạt được kết quả tương tự nếu như chúng ta chọn vùng và tiến hành nhấn Ctrl + Plus trên bàn phím máy tính.

 

Như vậy là dòng mới lúc này không xuất hiện giữa các dòng bên phải như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

3. Cách chèn dòng trong Excel bằng cách kết hợp phím tắt và chuột

Ngoài ra chúng ta cũng có thể thêm dòng trống xen kẽ các dòng dữ liệu trong Excel bằng cách sử dụng phím tắt và chuột.

 

Ví dụ như có một báo cáo Excel và chúng ta cần phải chèn một dòng trống giữa mỗi dòng hiện có. 

 

Trong trường hợp nếu như bảng tính của chúng ta không lớn thì hãy tiến hành theo các bước như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên chúng ta hãy nhấn giữ phím Ctrl và chọn mỗi dòng dữ liệu bằng việc nhấp vào số dòng.

 

 

 

 

Bước 2: Tiếp đó chúng ta nhấn nút Insert hoặc dùng bất kỳ phím tắt Excel nào đã được liệt kê ở trên.

 

 

 

 

Trong trường hợp nếu chúng ta có một bảng dữ liệu lớn thì chúng ta thực hiện lần lượt các thao tác như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên chúng ta cần tạo một cột trợ giúp, nhập 1 và 2 vào ô bắt đầu và tiến hành giữ chuột tại góc phải ô rồi kéo xuống cuối.

 

 

 

 

Bước 2: Lúc này, chúng ta thực hiện sao chép chuỗi trong cột trợ giúp sau đó dán vào bên dưới ô cuối cùng như hình minh họa dưới đây:

 

 

 

 

Bước 3: Tiếp theo chúng ta nhấp chọn toàn bộ bảng, sau đó chọn tab Data và chọn Sort.

 

Bước 4: Khi đó trên cửa sổ sẽ xuất hiện phân loại theo cột trợ giúp (trong ví dụ của là cột D), chúng ta chọn giá trị và chọn Nhỏ đến lớn.

 

 

 

 

Bước 5: Cuối cùng chúng ta nhấp OK và xem kết quả. Khi đó, dòng rỗng sẽ xuất hiện giữa dòng với dữ liệu và sau đó chúng ta có thể thực hiện xóa cột trợ giúp.

 

 

 

 

Qua bài viết trên đây chắc hẳn chúng ta đã có thể nắm được một số phím tắt dùng để chèn thêm dòng trong Excel. Mình hy vọng rằng những chia sẻ của mình sẽ thực sự hữu ích với các bạn.