Hướng dẫn cách tạo mẫu bảng lương trên excel có hình ảnh minh họa cụ thể

Chắc hẳn việc chấm công và tính lương hầu hết đều được các công ty hay doanh nghiệp thực hiện trên bảng tính Excel. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách tạo mẫu bảng lương trên Excel. Vậy làm thế nào để có thể tạo mẫu bảng lương trên excel? Trong bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn cách tạo mẫu bảng lương trên excel một cách chi tiết và đầy đủ nhất nhé.

1. Một số căn cứ và chỉ tiêu để tạo mẫu bảng lương trên excel

Những căn cứ và chỉ tiêu để tạo mẫu bảng lương trên excel đó là lương chính, ngày công, cách tính tổng thu nhập, các khoản phụ cấp, các khoản đóng BHXH,....

2. Cách tạo mẫu bảng lương trên excel

Để tạo mẫu bảng lương trên Excel thì chúng ta có thể thực hiện các bước như sau:

 

Bước 1: Đầu tiên chúng ta cần xác định bố cục chung của bảng lương bao gồm:

 

Thông tin đơn vị (tên, địa chỉ của đơn vị), tên tiêu đề: “bảng thanh toán tiền lương” đặt ở chính giữa, dòng phía dưới thông tin đơn vị và nên viết hoa toàn bộ để làm rõ nội dung này, mẫu bảng: Phần này đặt trong 1 Textbox, khi đặt trong Textbox thì có thể di chuyển toàn bộ đoạn Text.

 

 

 

 

• Thời gian lập bảng lương: đây là căn cứ phân biệt các bảng lương của các tháng, các năm khác nhau và căn cứ vào thời gian này để có thể tham chiếu chính xác các thông tin: số công đã tính được trong bảng chấm công của tháng tương ứng, thông tin hiện tại về tình trạng của nhân viên (tăng hệ số lương, thưởng, phạt… trong tháng)
•  

• Nội dung bảng lương bao gồm đối tượng tính lương (họ tên), các thông tin phục vụ cho việc tính lương từ đó xác định được số tiền tương ứng. Tổng hợp tất các các khoản phát sinh tăng bao gồm phụ cấp, thưởng…các khoản phát sinh giảm chẳng hạn như đã tạm ứng, khoản trích theo lương, thuế…để xác định được số tiền lương phải trả cho mỗi nhân viên trong tháng.

•  

• Số tiền bằng chữ nhằm xác nhận lại đúng tổng số tiền lương phải trả trong tháng

•  

• Thời gian lập bảng và người có trách nhiệm ký tên trên bảng lương để đảm bảo các cơ sở pháp lý cho việc theo dõi tính và trả lương cho nhân viên.

 

Khi đó bảng lương trên Excel đầy đủ như sau:

 

 

 

 

Bước 2: Tiếp theo chúng ta cần tham chiếu thông tin liên quan tới mỗi nhân viên

 

Thông tin liên quan tới nhân viên bao gồm: Bậc lương và Hệ số lương

 

Để tham chiếu thông tin này, chúng ta sử dụng hàm Vlookup với công thức như hình minh họa sau: 

 

 

 

 

• Lookup_value có nghĩa là họ tên nhân viên tại cột B trong bảng

•  

• Table_array có nghĩa là bảng danh sách nhân viên hoặc bảng quản lý hợp đồng lao động của nhân viên (có chứa thông tin về bậc lương và hệ số lương) 

•  

• Col_index_num có nghĩa là vị trí cột chứa thông tin về bậc lương và hệ số lương

•  

• Range_lookup nên sử dụng số 0  để tìm kiếm chính xác theo tên nhân viên

 

Bước 3: Sau đó chúng ta tham chiếu thông tin từ bảng chấm công

 

Các mục Số Sản phẩm được lấy trong bảng theo dõi số sản phẩm hoàn thành hoặc bán được của mỗi nhân viên, các mục Số công được lấy trong bảng chấm công.

 

Tương tự như cách tham chiếu lấy thông tin trong bảng Danh sách nhân viên thì chúng ta có thể tham chiếu tới bảng chấm công, bảng theo dõi sản phẩm hoàn thành để lấy thông tin bằng hàm Vlookup rồi tiến hành thực hiện công thức của hàm.

 

Bước 4: Tiếp theo chúng ta hãy xác định các khoản đã tạm ứng

 

Căn cứ vào bảng theo dõi tạm ứng hay sổ quỹ hoặc bảng theo dõi tạm ứng riêng, người quản lý hãy xác định số tiền đã tạm ứng lương của tháng đó, số tiền tạm ứng chưa được hoàn và trừ vào lương trong tháng để tính tổng các khoản đã tạm ứng kỳ 1

 

Và chúng ta có thể sử dụng hàm Vlookup để tham chiếu tới bảng theo dõi tạm ứng để lấy thông tin này theo các tiêu chí như sau:

• Lookup_value có nghĩa là họ tên nhân viên tại cột B trong bảng

•  

• Table_array có nghĩa là Sổ quỹ hay Bảng theo dõi tạm ứng và trong đó cột Họ tên nhân viên nằm ngoài cùng bên trái

•  

• Col_index_num có nghĩa là vị trí cột chứa thông tin về số công cần tính, số sản phẩm hoàn thành

•  

• Tham số cuối cùng thì chúng ta nên sử dụng số 0  để tìm kiếm chính xác theo tên nhân viên

 

Bước 5: Cách tính các khoản trích theo lương thì chúng ta căn cứ vào tổng thu nhập trong tháng, các khoản thu nhập nào được tính đóng bảo hiểm, tính vào thu nhập tính thuế TNCN hay các khoản giảm trừ khi tính thuế TNCN để xác định các khoản trích theo lương.

 

Bước 6: Cuối cùng chúng ta xác định số tiền thực lĩnh trong tháng theo công thức như sau:

Số tiền thực lĩnh = Tổng thu nhập – Số đã tạm ứng lương – Các khoản trích theo lương

3. Một số lưu ý khi tạo mẫu bảng lương trên excel

Ngoài ra trong một số công ty hay doanh nghiệp thì có thể sẽ cho nhân viên làm thêm giờ hoặc tăng ca, do vậy khi tạo mẫu bảng lương  trên Excel thì chúng ta hãy chèn thêm cột để tính thêm tiền lương làm thêm giờ.

 

Trên đây là những chia sẻ của mình về cách tạo mẫu bảng lương trên excel, cách tính lương dựa theo các tiêu chí đó.